Passgenaue Funktionen für Ihren Bedarf
- Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
- Individuell wählbarer Erstellungsrhythmus
- Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
- Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden
Noch mehr Vorteile mit den Business-Optionen
- Auch für juristische Personen
- Beschränkung der Einsicht auf Dokumente des Unternehmens
- Selbstständige Vergabe von individuellen Rechten an Mitarbeiter
- Zugang für Dritte, zum Beispiel Steuerberater
- Zugriff auf Dokumente auch bei Mitarbeiterwechsel
- Extra für Ihr Unternehmen eingerichtetes Postfach
So einfach geht's
Als Online-Banking-Nutzer der Sparkasse können Sie das Elektronisches Postfach jetzt direkt online freischalten.
Die exklusiven Funktionen sind in den Business-Optionen standardmäßig enthalten. Lassen Sie sich von Ihrer Sparkasse beraten oder schließen Sie eine Business-Option ab, um diese Funktionen und Services zu nutzen.
Signatur und Aufbewahrung
Qualifizierte elektronische Signatur
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mithilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt beziehungsweise Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Kostenfreie Software
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunterladen.
Sichere Aufbewahrung
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
Informieren Sie sich am Besten persönlich bei Ihrem Steuerberater oder direkt bei Ihrem Finanzamt, welche Voraussetzungen für Ihre steuerrechtlichen Dokumente gelten.
- Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
- Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
- Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
- Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
- Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
